Le métier d’assistante est exigeant, c’est bien ce qu’affirment de nombreux DRH et responsables du recrutement, alors est-ce parce que c’est une fonction « de l’ombre » qu’elle n’est souvent pas appréciée à sa juste valeur?
Pourtant, le métier a continué d’évoluer. Il suffit de consulter une annonce d’offre d’emploi pour se rendre compte à quel point les qualités et compétences recherchées sont aujourd’hui nombreuses et complexes.
Voici quelques exemples non hiérarchisés des qualités indispensables pour exercer ce métier de manière optimale, sachant que nous pourrions en développer bien d’autres…
1. Rigueur et organisation personnelle
Au cœur de l’entreprise et en contact avec de nombreux interlocuteurs internes ou externes (salariés, partenaires, clients…) les assistantes sont sollicitées en permanence et ne peuvent garantir la fiabilité de leurs interventions qu’au prix d’une rigueur et d’une organisation personnelle sans failles.
2. Proactivité et adaptabilité
Sur tous les fronts, en permanence confrontées à la gestion de l’urgence, elles doivent faire preuve de réactivité, d’une grande capacité d’adaptation, d’esprit d’initiative et de résistance au stress et à la pression au quotidien.
3. Discrétion
L’assistante de direction voit et entend tout ce qui se passe autour de son patron. Pour qu’elle mérite toute sa confiance, sans laquelle aucune collaboration de qualité n’est possible, elle doit naturellement et clairement identifier quoi dire, à qui et quand. Lorsque la situation impose une confidentialité étanche, elle ne doit jamais être prise à défaut.
4. Qualités relationnelles et présentation irréprochable
Recevant les visiteurs de son supérieur, agissant souvent en son nom, tant en interne qu’en externe, elle doit avoir une grande aisance relationnelle, le sens de la diplomatie, une excellente expression orale et écrite ainsi qu’une présentation à la hauteur du contexte.
5. Curiosité naturelle, agilité dans la recherche, l’analyse et la synthèse d’informations
Une assistante professionnelle doit se tenir au courant de ce qui se passe dans son entreprise pour pouvoir répondre aux sollicitations et alerter son dirigeant si nécessaire. Aussi doit-elle savoir regarder, écouter, mais aussi rechercher des informations, les rassembler et les analyser, faire le lien avec les dossiers en cours ou à venir pour faciliter la mission de son dirigeant.
Ceci ne pourra se faire sans une aisance dans l’utilisation des outils (NTIC), une adaptabilité qui permettra l’optimisation de leur utilisation et chacun sait combien dans ce domaine les choses ont évoluées ces dernières années.
6. La force de la personnalité et les qualités individuelles
Au mérite personnel s’ajoute enfin la chance d’avoir intégré une structure ouverte, favorisant la formation et l’évolution interne. La chance aussi d’évoluer au quotidien auprès d’un responsable charismatique dont on a gagné la confiance, qui sait impliquer et déléguer.
