Les différentes tâches d’une assistante virtuelle
Les tâches dans une entreprise se multiplient au fil des années. C’est pour cette raison que la majeure partie des dirigeants ou entrepreneurs font appel à une assistante virtuelle. Vous souhaitez aussi déléguer certaines tâches à ce professionnel, mais vous ne savez pas lesquelles lui confier ? Soyez rassuré, vous trouverez dans cet article les diverses tâches que vous pouvez sous-traiter. Mais avant cela, nous allons d’abord vous rappeler ce qu’est une assistante virtuelle.
Généralités sur le métier d’une assistante virtuelle
Bon nombre de personnes pensent qu’une assistante virtuelle est un cyber-humain. Pourtant, c’est une personne réelle. On la nomme ainsi à cause de son travail d’assistanat qui se fait à distance.
Elle est également connue sous le nom de télésecrétaire, de secrétaire indépendante ou encore d’assistante à distance.
En faisant appel aux services d’une assistante virtuelle, vous aurez affaire à un sous-traitant du secrétariat. Vous n’avez donc pas à avoir peur en sollicitant l’aide de ce professionnel, car ce n’est pas un robot qui effectue vos tâches, mais une personne en chair et en os.
Les tâches administratives
Au sein d’une entreprise, les tâches administratives sont très envahissantes. Voilà pourquoi, elles sont difficiles à gérer. Pour que vous puissiez vous concentrer au mieuxsur vos activités, vous devez confier ces tâches à un professionnel telle une assistante virtuelle.
Les tâches administratives, généralement sous-traitées par une assistante virtuelle, sont la gestion commerciale et la gestion des courriers électroniques de l’entreprise.
La gestion commerciale
Des compétences spécifiques sont requises pour pouvoir tenir la comptabilité complète de votre entreprise. Vous ne devez donc pas déléguer cette tâche à votre assistante virtuelle, sauf si elle est diplômée en cette filière.
En matière de gestion commerciale, l’envoi de factures auprès de vos clients est la principale mission de votre secrétaire indépendante. Pour qu’elle la réussisse, assurez-vous de lui donner toutes les informations de facturation.
La gestion des courriels
En tant que dirigeant d’entreprise, vous devez vous concentrer sur les différentes solutions permettant de développer votre entreprise. Vous n’êtes donc pas tenu de répondre aux e-mails de vos clients. D’ailleurs, cela prend beaucoup de temps, notamment lorsque vous effectuez un tri dans votre boîte de réception. C’est pour cette raison que vous devez sous-traiter cette tâche à une assistante virtuelle. En effet, elle fera tout à votre place : trier, répondre efficacement aux e-mails de vos clients, vous communiquer des informations essentielles, etc.
Les tâches d’e-commerce
Vous pouvez également sous-traiter les tâches d’e-commerce de votre entreprise à une assistante virtuelle. Voici une liste non exhaustive de ces tâches :
Le service client
Grâce à ses solides compétences en service client, une télésecrétaire peut répondre à toutes les questions de vos clients. Pour cela, elle se sertde différents canaux de communication afin de mener à bien ses tâches : chat en direct, appel téléphonique, e-mail, réseaux sociaux, etc.
Lorsqu’un client vient sur votre site web pour faire un achat, votre assistante à distance le guidera jusqu’à ce que le processus soit complètement terminé. Grâce à cette assistance, le taux de conversion des prospects augmente de manière considérable. En interagissant avec vos clients, votreassistante pourra trouver des opportunités de vente additionnelle.
Le traitement des commandes
Le traitement de commandes de votre société est également une tâche que vous pouvez déléguer à votre assistante virtuelle. Dans ce cas, elle assure la gestion de ces commandes, en commençant par leur saisie, leur expédition et la facturation de vos clients.
La gestion des retours de produits
En matière de vente, il peut arriver que vos clients ne soient pas satisfaits de la qualité des produits que vous leur avez envoyés, d’où les retours de produits. En engageant une assistante virtuelle pour votre entreprise, vous n’avez plus à vous soucier de la mise en place du processus de renvoi ainsi que les remboursements. C’est votre télésecrétaire qui fera tout à votre place.
