Les travaux de secrétariat peuvent être effectués par un prestataire externe à l’entreprise. Il s’agit de l’externalisation ou de la sous-traitance des prestations. La secrétaire indépendante travaille donc pour son compte en tant qu’entrepreneur individuel ou dans une société de secrétariat.
Une professionnelle autonome
Il n’existe pas de lien de subordination entre la secrétaire indépendante et le client qui sollicite ses services. C’est tout simplement une relation de prestataire à client. La secrétaire exerce soit dans les locaux du client (entreprise ou même particulier), soit dans un autre endroit, impliquant le travail à distance. Dans la plupart des cas, la secrétaire indépendante travaille à domicile, grâce aux technologies de communication. La secrétaire peut effectuer diverses tâches, sans même rencontrer directement le client.
Petite remarque, le terme « secrétaire » est toujours employé au féminin, car la majorité des secrétaires, notamment à distance, sont des femmes.
Les modalités des prestations
La secrétaire indépendante exerce dans la plupart des cas, de manière ponctuelle, par exemple pour remplacer un salarié permanent absent. En aucun cas, son temps de travail ne devrait se cumuler en un grand volume horaire en l’espace d’un mois. Toutefois, selon les besoins d’un client, elle peut travailler régulièrement pour effectuer des tâches spécifiques. Si la durée de service de la secrétaire indépendante coïncide alors avec celle d’un salarié permanent, le contrat qui la lie avec le client doit être requalifié en « contrat à durée indéterminée ». Ainsi, dans le cadre d’un salariat déguisé, la secrétaire est au service d’un seul client qui détermine les méthodes et horaires de travail. En d’autres termes, leur relation bascule en un lien de subordination.
Pourquoi faire appel à une secrétaire indépendante ?
La secrétaire indépendante se charge des travaux de secrétariat classique, mais intervient également dans des secteurs spécifiques : juridique, commercial, médical, bâtiment…
Faire appel à une secrétaire indépendante classique ou spécialisée est plus avantageux en termes de coûts et d’efficacité. En effet, un service interne est plus budgétivore en raison des rémunérations mensuelles, des équipements et de leur entretien, sans parler de la formation du personnel pour un meilleur rendement. Une secrétaire indépendante compétente est payée sur la base des tarifications horaires. Solliciter ses services permet une meilleure gestion du budget. Encore mieux, une entreprise de secrétariat propose des prestations personnalisées à des tarifs compétitifs.
Entre autres, l’entreprise ISL Secrétariat met en avant des solutions flexibles et moins onéreuses qu’une embauche ou l’intérim. Intervenant dans le Val-d’Oise et les Hauts-de-Seine, elle propose ses services à une clientèle diversifiée : TPE, PME, professions libérales, artisans, étudiants, chercheurs, associations et particuliers. La société peut assurer des tâches variées, que ce soit dans le secteur administratif, juridique ou commercial.
Dans le cadre des tâches classiques, l’entreprise ISL Secrétariat propose les prestations suivantes :
- frappe ou rédaction de documents tels que les comptes-rendus, les mémoires, les thèses, etc.
- retranscription audio,
- retranscription selon les fichiers manuscrits,
- relecture, correction et mise en forme de documents,
- réalisation des démarches administratives, etc.
Les travaux de secrétariat dans le domaine commercial concernent :
- la gestion des envois de publicité,
- le suivi des prospects,
- le publipostage,
- l’enquête de satisfaction et le traitement des réponses, etc.
ISL Secrétariat assure également la gestion des appels pour les sociétés projetant l’externalisation du standard téléphonique.
Spécialisée en assistance juridique, cette entreprise de secrétariat réalise diverses missions :
- frappe de documents juridiques via un support audio,
- rédaction des courriers juridiques,
- préparation des dossiers de plaidoirie,
- mise à jour des registres légaux, etc.
À propos du service d’assistance comptable, ISL Secrétariat peut effectuer de nombreuses tâches :
- saisie de la comptabilité courante,
- classement des éléments comptables et transmission à l’expert-comptable de l’entreprise cliente,
- saisie des devis et factures,
- rapprochement bancaire,
- relance des factures impayés, etc.
En outre, ISL Secrétariat est au service des professionnels et des particuliers pour la gestion des impayés (injonction de payer, mise en demeure, mise en contact avec un avocat spécialisé, si besoin).
