Comment affronter un auditeur avec un niveau d’exactitude élevé ? En appliquant avec attention les gestes ci-dessous, il est certain que vous irez sur la bonne voie.
Préparez l’audit
Avant de procéder à un audit, il est important de connaître les différents préparatifs et les objectifs de l’audit. Préparez-vous à répondre aux questions de l’auditeur. Établissez et listez vos réponses. Définissez la façon dont vous allez réagir. Vous allez faire face à des questionnaires qui se rapportent aux fonctionnements internes de votre entreprise. Vous connaissez mieux que quiconque votre société. Par ailleurs, en relisant les audits effectués auparavant, vous pouvez vous imprégner de l’existant de façon à axer vos réponses sur des faits réels. De ce fait, vous pouvez vous concentrer sur des problématiques que vous aurez identifiées lors des audits précédents. Vos raisonnements deviendront pertinents et continus. En listant les sujets qui vous semblent importants à traiter, vous pourrez mieux organiser vos réponses. Marquez les expressions spécifiques puisque vous devez les employer durant l’audit pour éviter toute ambiguïté. Préparez-vous à répondre à des questions ouvertes et fermées afin que l’auditeur puisse effectuer des analyses qualitatives et quantitatives. Par ailleurs, des médias permettent d’appuyer vos répliques. Vous pouvez prendre, par exemple, une fiche produit en PDF. Vos états financiers doivent être sincères, fiables, et ne présenter aucune irrégularité.
Effectuez l’audit en toute sérénité
Adoptez une attitude sereine de façon à vous entendre avec l’auditeur. Évitez les comportements qui compromettent l’audit. Ayez la volonté de suivre les règles pour favoriser une bonne interaction entre vous et le contrôleur. Au lieu d’être l’audité dominant, choisissez plutôt de devenir coopératif. Vous devez former un accord en toute simplicité avec l’auditeur. Celui-ci cherche à identifier les faiblesses du contrôle interne. Il vérifie aussi les erreurs et omissions commises dans les états financiers. Vous jouez donc le rôle de contrôlé et l’auditeur sera le contrôleur. En travaillant ensemble, vous allez bâtir un échange constructif auditeur/audité.
Quels sont les gestes à suivre ? Quelles sont les astuces pour mieux se connaître et communiquer avec un auditeur ? Comment changer radicalement le processus de déroulement d’audit ? Il existe des stratégies qui vous permettront de rendre un audit comme un véritable outil de progrès. Vous devez connaître les bonnes pratiques pour créer une relation agréable de confiance et de respect mutuel. Vous éviterez les mauvais gestes qui démotivent les auditeurs en étant mal dans votre peau, non concerné et inefficace. De ce fait, vous devez comprendre l’origine des dysfonctionnements et intégrer les apprentissages du changement au moment de l’audit.
Après l’audit
Que se passe-t-il une fois l’audit terminé ? Vous devez diffuser ses résultats. Avant la diffusion du rapport, une réunion doit être tenue concernant la discussion des constats relevés. Le plus important est l’analyse que vous pouvez en faire et les enseignements que vous pouvez en tirer. Vous pouvez améliorer certains aspects de vos états financiers. D’un côté, chacun à son niveau devient maître du changement. De l’autre côté, l’entreprise a la responsabilité d’accompagner les individus dans le processus de changement.
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L’audit constitue un moment crucial pour évoluer et conduire le changement dans une entreprise. Toute émotion, tout comportement doit rester positif pour bâtir une relation auditeur- audité constructive.
