La construction d’un planning au sein d’une PME semble une étape qui coule de source et son usage en être tout aussi simple. Pourtant, cet élément qui est construit par les responsables opérationnels et communiqués aux équipes terrain peut se révéler plus technique et complexe qu’il n’y paraît. Nombreuses sont les entreprises à découvrir les faiblesses de leur organisation de travail, lorsque l’entreprise s’agrandit.
Construire un planning est différent de l’utiliser
Construire l’identité visuelle d’un planning est une première étape. Une équipe au bureau peut facilement l’alimenter et définir les éléments qui doivent être visible par les équipes terrains. Toutefois, faire vivre le planning est un tout autre travail. Dans la réalité, le planning vit et évolue tout au long de la journée avec l’ensemble des équipes qui doivent se raccrocher à cet élément d’organisation. Parmi les exemples les plus flagrants il est possible de retrouver :
- L’intervention de dernière minute à ajouter au cours de la journée;
- Le client qui n’est pas chez lui, ce qui oblige à commencer l’intervention suivante plus tôt ou à re-planifier le passage de l’intervention ratée;
- L’intervenant absent le matin, nécessitant de répartir le travail sur le reste de l’équipe.
L’entreprise Organilog a passé une année entière a conseiller des PME, ce qui permet de faire le tour de dizaines de scénarios d’usage à propos des plannings, et pour lequel la société doit être réactive en trouver des solutions en quelques heures afin de rester professionnelle auprès de la clientèle.
Retour d’expérience concernant l’usage des plannings
Conseil n°1 : laisser tomber les plannings papiers fixés au mur. Ils ne reflètent pas la modernité car ils ne sont visibles que par les équipes basés au bureau et est en évolution constante. Un planning basé sur internet permet une base unique à faire évoluer d’un simple clic. Le top : pouvoir communiquer ce planning aux équipes terrains.
Conseil n°2 : laisser tomber les plannings sous Excel. Ce logiciel est parfait pour établir des listings de données mais ne vous permettra pas un suivi optimal. En effet, ce n’est pas Excel qui enverra un email à l’intervenant lorsqu’une intervention lui est assignée. Ce n’est pas Excel qui assurera un suivi annuel du temps de travail pour chaque client, pour chaque intervenant, pour chaque actions types … Vous avez compris l’idée, Excel trouve rapidement ses limites dès que l’objectif ne consiste pas uniquement à avoir un planning, mais à penser bien en amont de cet objectif.
Conseil n°3 : prenez du recul pour analyser ce qui s’est bien passé et mal passé concernant l’organisation du planning. Avec un logiciel adéquat il est possible de retrouver le travail réalisés il y a 2 mois et d’analyser ce qui s’est réellement passé sur le terrain. Il y aura des journées qui auront été surchargés et très productives pour certains intervenants, tandis que d’autres auront subi tous les malheurs imaginables dans leur unique intervention de la journée. Etre capable de se souvenir comment l’équipe bureau a réussi à communiquer auprès des clients et à répartir les missions permet de s’améliorer si cela se produisait à nouveau.
Conseil n°4 : prévoyez un petit moment récurrent chaque semaine. Le but étant d’y placer quelque chose qui est propre à son entreprise. Ce moment peut être un petit RDV téléphonique avec le reste de l’équipe, mais il peut aussi être dédié à un moment pour lequel les équipes terrains téléphones aux clients pour savoir si ceux-ci se souviennent bien de leur passage. Soyez créatif, et construisez votre propre identité d’entreprise. Quoi qu’il en soit, vous saurez forcément que vous pouvez téléphoner à vos équipes à ce moment-là, sans trop les déranger dans leurs missions.
Communication entre les équipes
Le dernier conseil sur l’exploitation efficace d’un planning consiste à faire se rencontrer les équipes terrains et les équipes bureaux afin de discuter sur le planning. La réalité des 2 mondes doit être confrontée pour parfois découvrir des erreurs flagrantes ou des soucis de communication qui sont engendré par un manque de dialogue à cause de ce document qui résume tout le travail. Les découvertes faites par une telle confrontation peuvent être bluffantes.
