L’archivage de documents est motivé par des raisons d’ordre privé et public. En effet, cela permet de garder les documents importants pour pouvoir les consulter à tout moment. D’autant plus que certains d’entre aux sont des preuves de droits et d’obligations de l’entreprise. Ils doivent donc être en possession de l’entreprise en cas de contestation. Voyons dans cet article les différents enjeux de l’archivage de documents.
Les étapes de l’archivage des documents
Pour chaque entreprise, il est important de garder en mémoire ses activités. Des documents doivent ainsi être stockés. Or, ce n’est pas toujours suffisant. Effectivement, au cours des années, des milliers de documents s’accumulent. Il devient donc difficile d’en retrouver un en particulier. Ainsi, il faut les classer pour que les responsables puissent les retrouver facilement et rapidement. Ci-dessous les étapes à suivre pour un meilleur archivage des documents :
– Le triage
Le triage consiste à séparer les documents qui doivent être archivés et ceux qui vont être détruits. Les documents à conserver sont ceux qui sont relatifs à l’activité de l’entreprise, ceux qui ont des valeurs juridiques, qui justifient des décisions ou qui retracent son histoire.
Ceux qui vont être détruits sont les documents inutiles comme les brouillons ou les dossiers de candidature. Ces derniers doivent être broyés avant d’être mis à la poubelle pour éviter tout risque de fraude ou d’usurpation d’identité.
Des critères de tri sont le plus souvent édictés par l’entreprise.
– La classification
Après le triage, il faut classifier les documents. Les albums photos doivent par exemple être séparés des factures. La classification est effectuée selon l’importance du document, les départements ou les services concernés (comptabilité, fiscalité, juridique, bancaire, etc.). pour cela, l’archiviste doit connaître les activités de l’entreprise. Et les documents doivent aussi être étiquetés pour pouvoir les trouver facilement.
– La conservation des archives physiques
Les archives doivent être gardées dans de bonnes conditions. Elles sont donc mises dans des cartons et des boîtes destinées à une utilisation à long terme. Elles peuvent aussi être placées dans des meubles d’archivage. Mais surtout, le local d’archivage doit être protégé contre les risques d’inondation, d’humidité, d’incendie et de cambriolage.
– La numérisation
La numérisation consiste à faire des copies numériques des documents en version papier. Ils peuvent aussi être mis en ligne pour les employés de l’entreprise puissent y accéder sans avoir à feuilleter les versions physiques. La numérisation permet un gain de temps, mais contribue aussi à la conservation des versions physiques.
L’externalisation de l’archivage de documents
L’archivage de documents est effectué dans la plupart des cas par le secrétaire. Toutefois, dans le cas où cette tâche n’a pas été faite régulièrement et que les documents s’accumulent, il est conseillé de faire appel à des archivistes professionnels. Ils travaillent en équipe, ce qui leur permet de trier et classifier vos documents rapidement. En outre, ils utilisent des techniques spécifiques pour répertorier les documents. Ainsi, vous trouverez facilement ce que vous cherchez. Ils vous fourniront également des équipements de stockage de qualité.
L’entreprise ARCHIVOpropose différents travaux d’archivage et de gestion de documents pour le compte d’administrations, de collectivités et d’entreprises. Elle s’occupe aussi bien de l’archivage physique que numérique. Vous pouvez également compter sur son savoir-faire pour la destruction sécurisée de vos documents. En outre, elle dispense des formations sur la pratique d’archivage. Ainsi, votre personnel pourra s’occuper efficacement de l’archivage de vos documents plus tard. De ce fait, n’hésitez pas à lui confier vos travaux d’archivage à Nancy, Metz, Strasbourg et alentour. Elle maîtrise parfaitement les opérations archivistiques. Ses services peuvent être personnalisés en fonction de vos besoins. De plus, son équipe travaille avec minutie et rapidité.
